DIGITALIZACIÓN

DIGITALIZACIÓN

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

La digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología computacional. Una cámara digital o un escáner sacan una fotografía electrónica, que convierte la imagen del documento en códigos numéricos para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura.​ La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio.

La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos.


Presentamos a continuación alternativas de equipos para la digitalización de los documentos:

Gran velocidad de impresión y tecnología de flujo de documentos incorporada, incluyendo la plataforma sXP de OKI (smart Extendable Platform) que hace del MPS5502mb una excelente opción para grupos medianos de trabajo.

Tecnología de impresión	Tecnología de impresión electrofotográfica LED digital
Resolución de impresión	1200 x 1200 ppp600 x 600 pppDistancia física entre puntos: 1200 ppp
Tiempo de calentamiento	60,0 segundos aproximadamente desde el encendido19,0 segundos aproximadamente desde el modo ahorro de energía
Tiempo de salida de la primera copia	5,0 segundos aproximadamente
Velocidad de impresión *1 *2	A4 52 ppmCarta 55 ppm
Interfaz	1000BASE-T/100BASE-TX/10BASE-T, USB 2.0 (alta velocidad), host USB 2.0 (alta velocidad), LAN inalámbrica (IEEE802.11b/g/n)
Protocolo	TCP/IP
Lenguaje de impresión	Emulación PostScript 3, Emulación PCL 5e, Emulación PCL 6 (XL), Emulación XPS, Emulación IBM ProPrinter, Emulación Epson FX, Emulación PDF v1.7
Sistemas operativos compatibles	Windows 8, Windows 8 x64, Windows 7, Windows 7 x64, Windows Vista, Windows Vista x64, Windows XP, Windows XP x64, Windows Server 2012, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 x64, Windows Server 2003, Windows Server 2003 x64, Mac OS X 10.4, Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6, OS X 10.7, OS X 10.8, OS X 10.9
Memoria (estándar/máx.)	256MB/768MB
Unidad de disco duro	(Opcional) 160 GB
Fuente	Emulación PostScript de 136 fuentes, Emulación PCL de 87 fuentes escalables, 4 fuentes de mapa de bits
Tamaño de papel	A4, A5, A6, B5, carta, legal 13, legal 13,5, legal 14, ejecutivo, sobre, ficha (3 pulgadas x 5 pulgadas) (75 x 125 mm), tamaño personalizado: Ancho 76-216 mm x longitud 127-1321 mm
Gramaje del papel	Bandeja 1: 64-220 g/m2(opcional)Bandeja adicional: 64-220 g/m2(opcional)Alimentador de gran capacidad: 64-220 g/m2Bandeja multifunción: 64-253 g/m2
Capacidad de entrada	Bandeja 1: 530 hojas(opcional)Bandeja adicional: 530 hojas(opcional)Alimentador de gran capacidad: 2000 hojasBandeja multifunción: 100 hojas
Capacidad de salida	Boca abajo: 500 hojas máx.Boca arriba : 100 hojas máx.
Dimensiones (AnxPxAl)	435 x 498 x 410 mm
Peso (con consumibles)	Aproximadamente 27,0 kg
Entorno operativo	En funcionamiento: 10-32 °C, 20-80 % de humedad relativaAlmacenamiento: 0-43 °C, 10-90 % de humedad relativaSin condensación
Fuente de alimentación	Monofásica de 220 a 240 VAC ±10 %, 50/60 Hz ±2 %
Consumo eléctrico *3 *4	En funcionamiento: Máx. 1.400W/Promed. 850WInactivo: 95WModo ahorro de energía: 22,0WSuspensión profunda: <3,9W
Normativas medioambientales y de seguridad	Energy Star, Etiquetado CE, Etiquetado GS, Etiquetado GS, Directiva de EMC, Etiquetado CE, Directiva de EMC
Nivel de ruido	En funcionamiento: aprox. 57 dBAInactivo: < 30 dBAModo silencioso: < 53 dBA
Ciclo de producción	Recomendado: 30.000 páginas/mesMáximo: 200.000 páginas/mes
Contenido de la caja	Manuales, 1 cartucho de tóner inicial, 1 tambor de imagen, cable de alimentación, DVD-ROM

MICROFILMACIÓN

MICROFILMACIÓN

La técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar archivos es conocida como microfilmación, cuyo origen se remonta al año 1839, cuando el inglés John Benjamin Dancer elaboró la primera reducción de una fotografía a 160 menos veces su tamaño del original con una cámara fotográfica con lente de microscopio.Posteriormente, en 1928 George McCarthy convenció a la Eastman Kodak Company para mejorar la calidad de la microfilmación y utilizar dicho sistema como medio eficaz para prevenir la falsificación de documentos.Para 1970 el 90% de las publicaciones americanas contaban con archivos microfilmados, ya que las necesidades de las empresas requerían alta velocidad para la preservación de sus documentos, para lo que se utilizaban microfilmadoras automáticas, que funcionaban sobre un tambor giratorio, por lo que fácilmente podían microfilmar documentos de cualquier largo.Si bien existen otras técnicas para preservación, gestión y difusión de archivos, el microfilm sigue siendo utilizado para transformar documentos electrónicos o en papel a un material sintético más resistente y durable: una cinta de material plástico flexible sobre la que se deposita material fotográfico de excelente calidad. 

En este se fotografían los documentos con reducciones que, a pesar de ser de mínimo tamaño, nunca pierden la calidad o la información que contienen.

Entonces, ¿Cuándo se recomienda recurrir a la microfilmación?

• Cuando se busca un ahorro de espacio en almacenes, ya que con esta técnica se puede ahorrar más del 98%, no sólo en papeles, sino en elementos de archivo como armarios, estanterías, etc.
• Para proteger la información de riesgos como robo, incendio, daño por humedad, insectos o roedores, ya que al ser menor su volumen es más sencillo y económico asegurar la información, además el material es mucho más resistente que el papel, además no es inflamable.
• Para agilizar el acceso, localización y consulta de la información.
•  Para proteger la información de clonación, ya que los archivos en microfilm son inadulterables y no pueden ser modificados.
•  Para ahorrar costos en distribución y reproducción de la información, pues las copias microfilmadas son mucho más económicas y, al ser pequeñas, sus gastos de envío disminuyen.
•  Para proteger y preservar información o imágenes, ya que el microfilm puede llegar a durar hasta 500 años.
• Al igual que la digitalización de documentos, la microfilmación se utiliza en archivos de todo tipo, especialmente se recomienda para preservar voluminosos archivos históricos, comerciales y obras de arte.

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.